
國立臺灣工藝研究發展中心接收民意電子信箱信件處理作業程序
緣起
為落實便民措施,增進民眾對本中心業務之了解溝通及推廣網路應用,特設立本中心首長信箱,以提供民眾與本中心之雙向溝通管道,並為提高處理時效與品質,訂定本作業程序。
民意電子信箱信件來源
本作業程序所稱電子信件,係包括由上級機關轉發之電子信箱交辦信件如行政院「院長電子信箱」等涉及本中心業務之信件及由本中心首長信箱收受之信件。
處理作業程序
(一)本中心首長信箱之開啟、電子信件之判讀、分類、分送、彙整回覆等相關作業,由秘書辦公室專人負責。
(二)秘書辦公室每日開啟首長信箱,依據電子信件內容性質轉分給本中心各相關組室主管帳號,組室主管再依業務性質轉發所屬承辦。
- (三)秘書辦公室轉寄各組室之電子郵件,依性質概分為下列兩類:
第一類:民意問題內容涉本中心各組室業務之郵件,應於收信之次日起二個工作日內回覆秘書辦公室彙總,三日內回覆民眾(以首長名義回覆);由上級機關轉發之交辦信件逕復內容另副知上級機關。
第二類:僅供研參,無需回覆。
列管、統計
接收民意電子信箱信件之案件由秘書辦公室追蹤列管並彙整,以及時回應民眾反映事項,並納入人民陳情案件統計。
其他注意事項
(一)各業務單位回覆電子信件時,應註明承辦人及聯絡電話,以便來信民眾進一步查詢。
(二)各業務單位收到電子信件後若發現轉分發錯誤,請即刻通知秘書辦公室改分發。
(三)若信件內容複雜未能於期限內答覆時,請即時先予回覆本中心已收件,預計將於幾日內辦畢,並副知秘書辦公室。
(四)民眾來信有保密之必要者,應予保密。
(五)回覆民眾電子信件宜本服務熱誠,以親和語氣溝通,回函內容宜簡單明瞭,並考慮對方背景,以利溝通交流。