國立臺灣工藝研究發展中心接收民意電子信箱信件處理作業程序

緣起

為落實便民措施，增進民眾對本中心業務之了解溝通及推廣網路應用，特設立本中心首長信箱，以提供民眾與本中心之雙向溝通管道，並為提高處理時效與品質，訂定本作業程序。

民意電子信箱信件來源

本作業程序所稱電子信件，係包括由上級機關轉發之電子信箱交辦信件如行政院「院長電子信箱」等涉及本中心業務之信件及由本中心首長信箱收受之信件。

處理作業程序

• (一)本中心首長信箱之開啟、電子信件之判讀、分類、分送、彙整回覆等相關作業，由秘書辦公室專人負責。

• (二)秘書辦公室每日開啟首長信箱，依據電子信件內容性質轉分給本中心各相關組室主管帳號，組室主管再依業務性質轉發所屬承辦。

• (三)秘書辦公室轉寄各組室之電子郵件，依性質概分為下列兩類：

  • 第一類：民意問題內容涉本中心各組室業務之郵件，應於收信之次日起二個工作日內回覆秘書辦公室彙總，三日內回覆民眾（以首長名義回覆）；由上級機關轉發之交辦信件逕復內容另副知上級機關。

  • 第二類：僅供研參，無需回覆。

列管、統計

接收民意電子信箱信件之案件由秘書辦公室追蹤列管並彙整，以及時回應民眾反映事項，並納入人民陳情案件統計。

其他注意事項

• (一)各業務單位回覆電子信件時，應註明承辦人及聯絡電話，以便來信民眾進一步查詢。

• (二)各業務單位收到電子信件後若發現轉分發錯誤，請即刻通知秘書辦公室改分發。

• (三)若信件內容複雜未能於期限內答覆時，請即時先予回覆本中心已收件，預計將於幾日內辦畢，並副知秘書辦公室。

• (四)民眾來信有保密之必要者，應予保密。

• (五)回覆民眾電子信件宜本服務熱誠，以親和語氣溝通，回函內容宜簡單明瞭，並考慮對方背景，以利溝通交流。