交流園地│所長信箱

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國立臺灣工藝研究所接收民意電子信箱信件處理作業程序

緣起

為落實便民措施，增進民眾對本所業務之了解溝通及推廣網路應用，特設立本所所長信箱，以提供民眾與本所之雙向溝通管道，並為提高處理時效與品質，訂定本作業程序。

民意電子信箱信件來源

本作業程序所稱電子信件，係包括由上級機關轉發之電子信箱交辦信件如行政院「院長電子信箱」等涉及本所業務之信件及由本所所長信箱收受之信件。

處理作業程序

(一)	本所所長信箱之開啟、電子信件之判讀、分類、分送、彙整回覆等相關作業，由秘書室專人負責。
(二)	秘書室每日開啟所長信箱，依據電子信件內容性質轉分給本所各相關組室主管帳號或組室代表帳號，組室主管再依業務性質轉發所屬承辦。
(三)	秘書室轉寄各組室之電子郵件，依性質概分為下列三類：第一類：民意問題內容涉本所二個（含）以上組室之郵件，應於收信之次日起二個工作日內回覆秘書室，由秘書室彙總三日內回覆民眾（以所長名義回覆）。第二類：民意問題內容僅涉本所單一組室之郵件，承辦組室於收信之次日起二個工作日內直接回覆民眾電子信件並將副本郵寄副知秘書室。第三類：僅供研參，無需回覆。

列管考核

接收民意電子信箱信件之績效由秘書室按月彙整陳核，以納入人民陳情案件統計。

其他注意事項

(一)	各業務單位回覆電子信件時，應註明承辦人及聯絡電話，以便來信民眾進一步查詢。
(二)	各業務單位收到電子信件後若發現轉分發錯誤，請即刻通知秘書室改分發。
(三)	若信件內容複雜未能於期限內答覆時，請於收到電子信件時，即時先予回覆本所已收件，並預計將於幾日內辦畢，並將副本郵寄副知秘書室。
(四)	民眾來信有保密之必要者，應予保密。
(五)	回覆民眾電子信件宜本服務熱誠，以親和語氣溝通，回函內容宜簡單明瞭，並考慮對方背景，以利溝通交流。

本處理作業程序核定後實施



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